Medidas complementarias para el trabajo remoto, audiencias virtuales y el retorno de las labores del Poder Judicial

1. ¿Los plazos procesales continúan suspendidos?[1]

• Continuarán suspendidos hasta el 31 de julio en los Distritos Judiciales de Arequipa, Ica, Junín, Huánuco, San Martín, Madre de Dios y Áncash.
• En los demás Distritos Judiciales (incluidos los de Lima), los plazos procesales continuarán suspendidos hasta el 16 de julio.

2. ¿Qué plazos están suspendidos? [2]

• Los plazos de prescripción y caducidad, y los plazos para i) interponer medios impugnatorios, ii) cumplir con mandatos judiciales, ii) solicitar informes orales, iii) absolver traslados, y iv) cualquier plazo perentorio establecido por ley o por mandato judicial, en todo tipo de procesos judiciales.
• Levantada la suspensión, se reanudará el plazo adicionándose el tiempo transcurrido hasta antes del inicio del periodo de suspensión.

3. ¿Qué órganos jurisdiccionales estarán funcionando?

• Los órganos de emergencia continuarán en funciones hasta el 31 de julio[3].
• Los órganos jurisdiccionales, que no son de emergencia, continuarán con sus labores en forma remota para expedir sentencias, realizar audiencias virtuales, entre otros. Sólo se permitirá el desplazamiento de personal jurisdiccional en casos excepcionales con fines operativos[4].

4. ¿Qué medidas adicionales se han emitido para el trabajo remoto y el reinicio de las labores del Poder Judicial?

• Las Salas de la Corte Suprema han habilitado los siguientes correos electrónicos para presentar escritos.

• Cuando no sea posible presentar escritos a través de estas Mesas de Partes Electrónicas (MPE), se podrán presentar de manera física y previa cita. Para esto último, se ha habilitado la aplicación “Cita electrónica para mesa de partes”, a la cual se podrá acceder desde la página web del Poder Judicial.
• En aquellos casos en los que se presenten escritos con firma escaneada, el Juez puede ahora: i) requerir la presentación del mismo escrito, incluyendo una firma digital, ii) confirmar la firma a través de una videoconferencia, cuya grabación se incluirá al expediente iii) requerir que la parte confirme la firma en la primera audiencia prevista en el proceso, o iv) programar una cita para la presentación del escrito de manera física[5].
   
• Entre el 1 y el 16 de julio, solo ingresarán a las sedes judiciales los abogados y partes procesales que acrediten haber sido citados para alguna actuación procesal. Para ello deberán usar mascarilla, someterse a una medición de temperatura, desinfección de manos y mantener distanciamiento físico.
   
• La Corte Superior de Justicia de Lima ha aprobado su “Plan de actividades para la operatividad y reactivación de la prestación del servicio de administración de justicia”, incluyendo, entre otras, las siguientes medidas[6]:
  • Implementación del Programa “El Juez te Escucha” en todas sus dependencias, a través de video-entrevistas programadas.
  • Implementación de un módulo telefónico para la atención de consulta de procesos para adultos mayores.
  • Implementación de salas de audiencias para los usuarios que, por excepción, no puedan acceder a las audiencias virtuales a través de Google Meet.
  • Creación de correos electrónicos a cargo de los administradores de las sedes judiciales para recibir consultas.
  • El Servicio de Notificaciones (SERNOT) deberá presentar: i) una propuesta para el diligenciamiento de las cédulas de notificación que quedaron pendientes de
  • notificar y del recojo de cédulas hasta el viernes 12 de marzo de 2020, y ii) una propuesta de implementación de centros de acopio en cada sede judicial para la recolección de las cédulas de notificación a diligenciar.

5. ¿Qué medidas adicionales se han establecido para regular las audiencias virtuales?

El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial aprobó el "Protocolo Temporal para Audiencias Judiciales Virtuales durante el Período de Emergencia Sanitaria"[7], el cual será aplicable: i) a todas las audiencias a nivel nacional (cualquier materia e instancia), y ii) a las partes, abogados, defensa pública, fiscales, procuradores públicos, testigos peritos, entre otros. Entre otras, se han establecido las siguientes reglas:

• Los órganos jurisdiccionales priorizarán la programación de audiencias en los asuntos urgentes.
• Se deberá utilizar una plataforma tecnológica que garantice:
  • La calidad de sonido y video.
  • La posibilidad de compartir, en simultáneo, videos, audios, documentos, imágenes y otros elementos.
  • Una identificación debida de los participantes.
  • Un entorno no influenciable.
  • Posibilidad de conferencias privadas entre las partes.
  • Acceso previo a los registros oficiales.
• En las audiencias, se deberá actuar de buena fe para que audiencias se lleven sin contratiempos, se deberá procurar una comunicación eficaz con un uso eficiente de los recursos virtuales, los órganos jurisdiccionales procurarán ser flexibles frente a los formalismos, asegurando la conservación de los actos procesales, siempre que no genere indefensión a la contraparte. Asimismo, se garantizará:
  • Que los abogados tengan acceso a los registros del expediente judicial de manera remota.
  • La posibilidad de diálogo con el Ministerio Público.
  • La confrontación de posturas.
  • Las condiciones necesarias para que audiencias sean públicas, registradas y grabadas.

6. ¿Cuáles son los requisitos técnicos mínimos para el desarrollo de las audiencias virtuales?

• Una PC, laptop o cualquier otro dispositivo similar con cámara y acceso a banda ancha de internet. Recomendaciones:

1. PC o laptop: procesador Intel i3, i5 o i7 de segunda generación de 2,2 GHz o procesador AMD equivalente o superior que admita vídeo de alta definición.
2. Velocidad recomendada de internet: descarga de 4 a 8 Mbps y carga de 512 kbps.

• Una cámara que permita definición nítida en transmisión, integrada al dispositivo o conectada por USB, conector jack o bluetooth.
• Micrófono integrado o conectado que permita reconocimiento de voz preciso en transmisión.
• Un ambiente iluminado, sin tránsito de personas ajenas a la audiencia y con el menor ruido posible.
• Software predeterminado: Google Meet. Excepcionalmente, previa autorización y acuerdo de las partes, se podrá autorizar una aplicación alternativa que cuente con: (i) opción de grabación y (ii) asegure la seguridad de la información. También se podrá aceptar la vía telefónica.

7. ¿Cuáles son los aspectos más relevantes con relación al trámite de las audiencias virtuales?

Antes de la citación a una audiencia, se podrá convocar a las partes a una reunión (telefónica o virtual) de coordinación con los abogados (solo uno por cada parte, sin participación de terceros), para evitar fallas antes de la audiencia y fijar alternativas de solución en caso estas ocurran. En esta reunión:

a. No será indispensable la participación de las partes; sin embargo, los abogados deberán informar el motivo de su ausencia.

b. Se otorgará un plazo para que abogados proporcionen un número de celular y correos electrónicos Gmail o que pertenezcan a este dominio, para las coordinaciones necesarias o en caso surja algún problema de conexión durante el desarrollo de la audiencia.

c. La reunión será grabada por el órgano jurisdiccional y en esta se deberá definir:

1. La aplicación que se utilizará para la audiencia (ver punto 7 precedente).
2. La duración que tendrán las intervenciones en la audiencia virtual, teniendo en cuenta el número de participantes.
3. La relación de personas que participarán en la audiencia virtual, y la forma de envío de los documentos de identidad y poderes (en caso no obren en autos).
4. La forma en la que se procederá en caso se produzcan problemas de conexión. En todos los casos se deberá establecer la obligación de comunicarse telefónicamente con un auxiliar jurisdiccional y coordinar con él para que audiencia se reanude.
5. La necesidad de acuerdo al caso de generar "salas privadas" para:
   • Conferencias reservadas entre procesado y abogado defensor.
   • Representante del Ministerio Público y víctimas.
   • La negociación o conciliación directa entre las partes.
   • Debate del órgano colegiado en caso de emitir resolución en audiencia.
6. En ningún caso se permitirá que los abogados o partes aborden temas de fondo del proceso o que sean ajenos al propósito de las coordinaciones indicadas anteriormente.

d. Los acuerdos serán registrados en audio o vídeo y se elaborará un resumen que será notificado a las partes de forma electrónica. Se ha previsto que las partes tengan que aceptar que la notificación electrónica de la sentencia o del auto final surta los mismos efectos que la notificación física o por estrado. La norma no prevé la posibilidad de que las partes puedan oponerse a esto último.

e. En caso las partes o abogados no participen en la audiencia, se entenderá que tienen a disposición los recursos tecnológicos adecuados para la realización de la audiencia virtual, asumiendo las responsabilidades que correspondan.

8. ¿Cómo se desarrollarán las audiencias virtuales?

• Se desarrollarán en los tiempos y formas acordadas en la reunión virtual de coordinación y serán grabadas por el órgano jurisdiccional. Las partes y abogados no están autorizados a grabarlas.
• Los participantes deberán mantener el micrófono desactivado, y solo podrán activarlo cuando su participación sea requerida.
• La verificación de la asistencia será realizada por el auxiliar jurisdiccional, quien será el moderador. El Juez o Presidente de la Sala verificará la acreditación e identificación de los participantes.
• Los datos se recogerán en un acta que será compartida a las partes para su conformidad.
• Se aplicarán las reglas de conducta previstas por el CPC para las audiencias presenciales, pudiendo aplicarse sanciones en casos de simulación de desconexión, temeridad, mala fe procesal, etc.
• El órgano jurisdiccional deberá evitar que la audiencia se suspenda, por ejemplo, disponiendo que, en caso de presentarse problemas de conexión, esta continúe por vía telefónica.
• Las principales actuaciones serán recogidas en un acta, que será notificada electrónicamente a las partes y deberá contener la conformidad de las partes con que la notificación electrónica de la sentencia o del auto final, surta los mismos efectos que la notificación física o por estrado. No se ha previsto que las partes puedan oponerse a esto último.

9. ¿Qué otras consideraciones debemos tener en cuenta?

• En las nuevas demandas o denuncias, los abogados indiquen un número celular y correos electrónicos con extensión Gmail o que pertenezcan a este dominio.
• Todos los documentos que por ley deban ser evaluados en la audiencia (por ejemplo, los documentos a ser exhibidos), serán presentados a través de la Mesa de Partes Electrónica.
• Los plazos procesales para la notificación de la convocatoria a una audiencia, son los establecidos por la legislación vigente. En caso el incumplimiento de este plazo sea denunciado en la audiencia virtual, el Juez evaluará si se ha generado una situación de indefensión.
• Los abogados y jueces deberán usar sus medallas respectivas, vistiendo atuendo formal o semi formal.
• Está prohibida la realización de audiencias en vehículos en movimiento.
• Las audiencias presenciales se podrán realizar de manera excepcional, y siempre que: (i) se justifique por su naturaleza, daño o perjuicio irreparable, (ii) no exponga la salud de los participantes, y (iii) se adopten las medidas sanitarias que se requiera.