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En 2024 se estableció la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) para todas las personas jurídicas y entidades de la administración pública, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y seguridad en la comunicación de actos administrativos, actuaciones administrativas y servicios prestados en exclusividad por el MTPE.
En este contexto, el pasado 2 de enero entró en vigencia la Resolución Ministerial N.° 209-2024-TR, por medio de la cual se publicaron disposiciones complementarias para regular la implementación, el acceso, el correcto funcionamiento y el mantenimiento del Sistema de Notificaciones Electrónicas del MTPE.
A continuación, detallamos las principales obligaciones, responsabilidades y aspectos relevantes para cumplir con esta normativa.
1. Obligaciones
Notificación Electrónica Obligatoria: Todas las personas jurídicas y entidades de la administración pública deben utilizar la casilla electrónica del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) para recibir notificaciones administrativas.
Afiliación a la Casilla Electrónica: Las personas jurídicas deben completar un formulario de solicitud y adjuntar la documentación requerida, incluyendo el certificado de vigencia de poder.
Confirmación de Recepción: Los usuarios deben confirmar la recepción de las notificaciones dentro de los cinco días hábiles siguientes.
2. Responsabilidades
Custodia de Contraseñas: Las personas jurídicas deben custodiar sus contraseñas y prevenir el uso indebido por parte de terceros.
Actualización de Datos: Es responsabilidad de los usuarios mantener actualizados los datos de su casilla electrónica y cambiar su contraseña periódicamente.
Atención a Alertas: Los usuarios deben prestar atención a las alertas de notificación enviadas a su correo electrónico y número de teléfono celular registrados.
3. Información Relevante
Accesibilidad y Confidencialidad: El acceso a la casilla electrónica está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año, y la información contenida es de acceso exclusivo del usuario.
Gratuidad: El uso de la casilla electrónica es gratuito para todas las personas jurídicas y entidades de la administración pública.
4. Información Mínima Exigida en el Registro
Datos Personales: Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC), razón social, dirección, tipo y número de documento de identidad, nombres y apellidos, correo electrónico y número de teléfono celular.
Documentación Adicional: Certificado de vigencia de poder para personas jurídicas y resolución de designación para entidades de la administración pública.
5. Plazos y Validez de las Notificaciones
Plazos de Notificación: Las notificaciones se realizan de lunes a viernes durante el horario de atención al público del MTPE (08:00 a 16:30 horas). Si la notificación se efectúa fuera de estos días y horarios, se considera notificada el día hábil siguiente.
Confirmación de la Notificación: El usuario debe confirmar la recepción mediante acuse de recibo dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si no lo hace, la notificación se considerará válida desde el día hábil siguiente al vencimiento de este plazo.
6. Cancelación del Registro
Supuestos de Cancelación: La casilla electrónica puede ser cancelada en caso de fallecimiento de la persona natural o extinción de la persona jurídica.
Según el Decreto Supremo N.° 004-2024-TR, el período de adaptación es de 45 días calendario a partir de la publicación de las disposiciones complementarias (que ocurrió el 29 de diciembre de 2024). Es decir, a partir del 12 de febrero de 2025, será obligatorio encontrarse registrado en la plataforma para acceder a la casilla electrónica.
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